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Checklist Seguridad Excel Antes de Compartir (Guía 2026)

Antes de compartir un Excel, dedica dos minutos a esta revisión rápida. Evitarás filtraciones y mejorarás la experiencia de quien lo recibe.

1) Clasificación y objetivo

  • ¿Requiere confidencialidad? Si sí, cifra con contraseña para abrir.
  • ¿Solo necesitas evitar cambios? Usa protección de hoja/libro.

2) Contenido visible y oculto

  • Hojas ocultas o “muy ocultas”: decide si deben permanecer o eliminarse.
  • Celdas ocultas o con formatos que enmascaran datos.
  • Nombres definidos que apunten a rangos con datos sensibles.

3) Vínculos y fuentes externas

  • Conexiones a archivos o URLs externas: rompe o actualiza enlaces.
  • Consultas/Power Query: valida credenciales y alcance.

4) Macros y automatizaciones

  • Elimina macros innecesarias; firma y documenta las requeridas.
  • Informa al destinatario si hay lógica que afecte resultados.

5) Metadatos y propiedades

  • “Archivo → Información → Inspeccionar documento”: limpia propiedades, comentarios, información personal y contenido oculto.

6) Protección adecuada

  • Aplica protección de hoja y libro con excepciones de edición si procede.
  • Para datos sensibles, usa cifrado (contraseña para abrir). No compartas la clave por chat/correo sin cifrado.

7) Experiencia de usuario

  • Provee instrucciones breves (pestaña de “README” o notas).
  • Considera exportar a PDF para lectura sin edición cuando aplique.

8) Compartición y permisos

  • Prefiere enlaces con permisos y expiración (OneDrive/SharePoint) frente a adjuntos.
  • Principio de mínimo privilegio: solo quienes lo necesitan, el tiempo necesario.

9) Verificación final

  • Abre en modo invitado o en otro dispositivo para validar.
  • Prueba contraseñas y permisos antes de enviar.

Más recursos: /es/excel-protection-vs-encryption y /es/excel-workbook-protection.

Procedimiento guiado (rápido)

  1. Limpia: Archivo → Información → Comprobar si hay problemas → Inspeccionar documento → Quita lo sensible sugerido.
  2. Protege:
    • Solo edición: Revisar → Proteger hoja/libro (configura excepciones).
    • Confidencialidad: Archivo → Información → Proteger libro → Cifrar con contraseña.
  3. Permisos: comparte mediante OneDrive/SharePoint con expiración y acceso mínimo.
  4. Verifica: abre como invitado/otro equipo; valida prompts, enlaces y macros.

Opciones de envío

  • Lectura sin cambios: exporta a PDF.
  • Colaboración dinámica: enlace con permisos y versión controlada en M365.
  • Entorno restringido: IRM/Etiquetas de sensibilidad si tu organización lo soporta.